COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S.1 es respetuoso del ordenamiento jurídico y de los derechos individuales, razón por la cual adopta la presente Política de Tratamiento de la Información, que tiene como fin establecer los lineamientos para garantizar el derecho a la privacidad de todas aquellas personas naturales que sean recolectados por COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. en cualquier momento como consecuencia del cumplimiento de su objeto social.

La información será tratada de acuerdo con los principios de libertad, legalidad, finalidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, proporcionalidad, temporalidad y buena fe; disponiendo así de mecanismos adecuados para eliminar la información personal cuando el titular de la misma lo solicite.

Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance de la presente política y de la normativa regulatoria.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a su información y la forma en que podrá acceder a ellos.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales como recolección, almacenamiento o uso.
9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales
10. Responsable del Tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales
11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Dentro del desarrollo de su objeto social, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. dará un tratamiento responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados por la sociedad. Dicho tratamiento se realizará acorde con las finalidades para la cual hayan sido suministrados los diferentes datos personales, que dependerán del carácter de la relación en virtud de la cual el titular haya otorgado la autorización del tratamiento a COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. Con base en lo anterior, los datos personales de los titulares serán recolectados, almacenados, utilizados y/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las siguientes finalidades:

• Base de datos de clientes: Fidelización de clientes; Prestación de servicios de certificación; Gestión administrativa, de clientes, de cobros y pagos; de facturación; Gestión contable, fiscal y administrativa; Realizar históricos de relaciones comerciales, marketing, análisis de perfiles, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercado y efectuar ventas a distancia, consulta en centrales de riesgo, reportes en centrales de riesgo.
• Base de datos de proveedores: Gestión de cobros y pagos, de proveedores; Gestión administrativa, económica, contable y fiscal; y Realizar históricos de relaciones comerciales.
• Base de datos de empleados: Capacitación y formación del personal; Gestión de estadísticas internas; Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones; Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones Prestación de servicios de certificación; Realización de procedimientos administrativos; Análisis de perfiles; Control de horario; Formación de personal; Reservas y emisión de tiquetes de transporte; Gestión administrativa, de nómina y de personal; Gestión de fiscal, pagos y
• Cobros: Asuntos relacionados con el Sistema de Seguridad Social Integral; Prevención de riesgos laborales; Promoción y gestión del empleo; Promoción y gestión de personal; Investigación epidemiológica y actividades análogas; Video Vigilancia; y Aquellas tendientes a mantener un flujo de comunicación adecuado con el titular.

En adición a lo anterior, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. podrá tratar los datos personales de las anteriores bases de datos para cualquier otra finalidad conexa a ellas y necesaria para el correcto desarrollo del objeto de la sociedad, así como el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

Las anteriores finalidades serán susceptibles de modificación conforme a las dinámicas empresariales que presente COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. en el desarrollo de su objeto social.

En todo caso, las finalidades del tratamiento de datos personales serán el límite material para el mismo, por lo que COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. no hará uso de los datos personales del titular para finalidades distintas de las enunciadas, salvo que el titular expresamente lo autorice.

Igualmente, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. se compromete a informar al titular, con la mayor brevedad posible, cualquier modificación respecto del tratamiento al que se encuentran sometidos sus datos personales. Lo anterior con el fin de que el mismo pueda ejercer los derechos que le han sido reconocidos desde el plano legal y dentro de la presente política. Para ello, la sociedad dispondrá de máximo dos (2) días hábiles, dentro de los cuales deberá contactarse, por cualquier medio, con el titular, a fin de informarle el cambio en el tratamiento de sus datos personales.

En todo caso se debe tener en cuenta que el tratamiento de los datos personales se hará únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual se otorgó la información. COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. eliminará los datos personales cuyo ciclo vital ya se haya cumplido, sin necesidad de precisar para esto la autorización del titular. COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., cuando no lo haya advertido con anterioridad, notificará al titular de los datos que vayan a ser suprimidos, el cese de su calidad de responsable del tratamiento respecto de los mismos, indicando la causa de ello.

Tanto la recolección, circulación y uso de los datos personales que, en virtud de su operación, lleva a cabo COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., necesita del consentimiento libre, previo, e informado de su titular. COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. como responsable del tratamiento de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de sus titulares, la cual es completamente verificable.

Otorgamiento de la autorización

Acorde con el tenor de la Ley 1581 de 2012, la autorización se realizará previamente a la recolección y tratamiento de los datos personales, se informarán también los procedimientos a los que serán sometidos sus datos y las finalidades de uso de los mismos.

La herramienta principal que es utilizada por COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. para la obtención de las respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales se constituye por una comunicación escrita, la cual podrá ser remitida tanto por medios electrónicos como físicos, velando en todo caso porque exista constancia de que el titular ha consentido en brindar dicha autorización.

En todo caso, la existencia del mencionado formato no excluye la posibilidad de que, atendiendo a las particularidades del caso, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. haga uso de los demás medios previstos por el Decreto 1377 de 2013 para obtener las mencionadas autorizaciones, siendo estos “de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.” (Artículo 7).

En el mismo orden de ideas, amparado por las disposiciones del artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos del titular, y por lo tanto para brindar las correspondientes autorizaciones para el tratamiento de datos personales:

• El titular
• Sus causahabientes
• El representante o apoderado del titular
• Un tercero ajeno al titular, por medio de la figura de “estipulación en favor de otro”, de acuerdo con la regulación contendida dentro del artículo 1506 del Código Civil.

En todos los casos, las autorizaciones, sin importar su medio de adquisición, estarán conformadas de acuerdo con los requisitos mínimos exigidos por el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, es decir, la exposición de las finalidades para las cuales se están recolectando y serán tratados los datos personales.

Verificación y prueba de la autorización

Los titulares de los datos personales podrán, mientras COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. tenga la calidad de responsable del tratamiento de los mismos, solicitar constancia de la autorización que han brindado.

Para ello, atendiendo a las normas relativas a la gestión documental2, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. digitalizará todas aquellas autorizaciones que hayan sido otorgadas mediante el formato físico que ha sido adoptado por la sociedad. Los titulares que deseen una copia de la misma, deberán realizar la correspondiente solicitud con base en lo establecido en el apartado relativo al procedimiento para el ejercicio de los derechos contenido dentro de la presente política. Tal será el procedimiento aplicable a aquellos en los que las autorizaciones hayan sido otorgadas por medios no escritos.

Casos en los que no se requiere la autorización

Con arreglo de la normatividad sobre la materia, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. no solicitará autorización para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:

1. Cuando los datos tratados sean de naturaleza pública, incluidos aquellos datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
2. En casos de urgencia médica o sanitaria.
3. El tratamiento de información haya sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Uso compartido de las bases datos

Conforme a los lineamientos de la presente Política de Tratamiento de la Información, dentro de la autorización por medio de la cual el titular acceda al tratamiento de sus datos personales, se le informará expresamente que la misma comprenderá la facultad de COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. de compartir tal información personal con las sociedades aliadas en el desarrollo del objeto social

Así el tratamiento que las sociedades aliadas lleguen a hacer de los datos personales que les sean transferidos se regirán por la Política de Tratamiento de la Información que cada una de ellas haya adoptado, siempre y cuando la misma no contraríe la presente. Ante el eventual conflicto entre las diferentes políticas de tratamiento de la información, deberá atenderse principalmente la presente Política de Tratamiento de la Información o, en su defecto, deberán utilizarse los criterios existentes dentro de la Ley 1581 de 2012, y aquellas normas que desarrollen esta última, la complementen o modifiquen.

COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. ha designado como responsable de la atención a solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares cuya información está siendo tratada por la compañía a la persona que se encuentre ocupando el cargo de administrativa. Lo anterior, mediante el correo electrónico Jackson.rozo@ciacapital.com

Para ello, el responsable se ceñirá estrictamente al procedimiento adoptado dentro de la presente política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; mediante la interposición de peticiones, consultas y reclamos.

Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. deberán seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando algún titular, cuyos datos personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la sociedad.

Canales de contacto

COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos por los siguientes:

• Página web: WWW.MILLETE.CO
• Correo electrónico: ESCRIBENOS@MILLETE.CO

Consultas

Los titulares o sus causahabientes, por sí mismo o por medio de apoderado, podrán consultar la información de este repose en las bases de datos administradas por COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S.

Los titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la solicitud escrita que presenten. Los causahabientes deberán acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de defunción y copia de su documento de identidad. También se podrá acreditar la calidad por medio de copia de la escritura de apertura la sucesión, auto en el cual se reconozcan los herederos o copia del testamento, presentando siempre su documento de identidad.

Los apoderados deberán presentar copia del poder otorgado, la cual se presumirá auténtica, y copia de su documento de identidad.

Una vez que COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. reciba la solicitud de información, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado. Si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular, se encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Reclamos

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de esta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., o el Encargado.

El reclamo se formulará ante COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., exclusivamente por medio de un correo electrónico enviado a Jackson.rozo@ciacapital.com , acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

La calidad de causahabiente y apoderado se deberá demostrar conforme fue explicado en el punto anterior.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso en que COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., o el encargado a quien se dirija no sea el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Ello debido a que, como se expresó anteriormente, las bases de datos que maneja COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. tienen diferentes encargados principales, además de que el tratamiento inadecuado puede estar siendo realizado por cualquiera de las sociedades con las cuales COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. comparte su información y a las cuales el titular también ha brindado su autorización.

COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente en el campo observación, de las tablas, EMPLEADOS, CLIENTES, PROVEEDORES la leyenda “reclamo en trámite”, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.

Disposiciones especiales

Supresión de datos: La supresión de datos no procederá cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente la autorización de tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Para ello, el titular en la solicitud deberá indicar el motivo por el cual solicita la revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad determinada. En los casos en que por disposición contractual entre el titular de los datos y COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. no se permita la revocatoria, se deberá realizar en primera instancia la finalización de la obligación que dio origen a la autorización.

En principio, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. no realizará tratamiento de la información personal que, con arreglo de las definiciones incorporadas dentro de la presente política, tengan el carácter de DATOS SENSIBLES. Sin embargo, cuando eventualmente alguno de los datos que pueden ser catalogados dentro de estas categorías llegue a ser objeto de tratamiento, COMPAÑÍA DE CAPITALS.A.S. los utilizará exclusivamente para alguna de las siguientes finalidades:

1. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales de los últimos deberán otorgar su autorización.
2. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
3. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares

En todo caso, de cara a la recolección de los datos personales de carácter sensible de los titulares, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. informará a estos últimos la voluntariedad respecto de la entrega de dichos datos y su tratamiento estará mediado por la expresa autorización del titular para tales fines.

Igualmente, el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes siempre se encontrará mediado por la autorización expresa de su representante legal. Previo al tratamiento y otorgación de la autorización por parte de este último, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. permitirá que el niño, niña o adolescente cuyos datos serán tratados manifiesten su conformidad para con el tratamiento, atendiendo a las finalidades del mismo. Esta actividad no será de recibo cuando, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la información del niño, niña y adolescente

1. Sea requerida una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Corresponda a datos de naturaleza pública.
3. Se obtenga en casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Esté relacionada con su Registro Civil.

Con base en el principio de seguridad de la ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento a sus disposiciones, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S. ha implementado un conjunto de prácticas automatizadas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, adulteración o pérdida de los datos personales que se recolecten.

Estas consisten en:

1. Para las bases de datos automatizadas, el acceso a un directorio digital en el cual se encuentran habilitados los encargados del tratamiento de los datos personales, al que deberán ingresar por medio de su autenticación ante el sistema con sus usuarios y contraseñas asignadas. El sistema guarda un registro de todos los cambios que sufran los datos personales que lleguen a ser modificados por los encargados del tratamiento.
2. Para las bases de datos físicas, por medio del acceso restringido al lugar en el que se encuentran depositados los documentos en los que existen datos personales.

Se considera que ha ocurrido un incidente en la seguridad de la información o de los datos personales, cuando accidental o intencionalmente el/los dato(s) no han tenido un tratamiento adecuado o se han violado las medidas de seguridad de los mismos, conforme al presente documento.

COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales deberá reportar el/ los incidentes(s) en la plataforma que la Superintendencia de Industria y Comercio ha dispuesto para ello. Adicionalmente, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., evaluará el impacto y la relevancia del incidente causado, y con los encargados de cada una de las bases de datos determinarán el manejo que le darán a la situación, para evitar incidentes futuros.

COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., podrán realizar cambios o actualizaciones en las políticas, las cuales estarán vigentes mientras así lo determinen las directivas o por disposición legal o administrativa; informando en todo caso a los titulares de los datos personales sobre las modificaciones

Es importante reiterar que las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que desarrolla COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., son reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, en esta misma materia se aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda a la Ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten, adicionen o modifiquen.

Esta Política de Tratamiento de la información se entiende entra en vigencia a partir del mes de Julio del año 2018. Las áreas de COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación. Asimismo, COMPAÑÍA DE CAPITAL S.A.S., realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta política. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la Ley 1581 de 2012, respecto de todas las personas a las cuales la misma les sea aplicada.